De nos jours, le terme «continuité des affaires» est utilisé partout, tandis que les moteurs de recherche signalent plus de 10 000 recherches mensuelles du mot dans le monde. En apparence, cela a du sens, étant donné que nous avons tous été confrontés à la réalité de l’ajustement de nos modèles commerciaux pour tenir compte des effets de COVID-19. Plus votre plan de continuité des opérations (BCP) est solide, moins vous devez vous démener pour gérer votre entreprise en douceur. Alors, où se situe la gestion des visiteurs dans le grand schéma des choses?
Pour faire court, les entreprises doivent faire preuve de diligence pour protéger leur personnel contre le COVID-19 pendant et après les périodes de fermeture. Mais ils doivent également permettre à leurs employés, sous-traitants et visiteurs de pénétrer dans leurs locaux tout en étant pleinement responsables de la santé et de la sécurité de chacun. Outre les avantages de base qu’un système de gestion des visiteurs vous offre – efficacité, image de marque, sécurité et conformité -, il est également nécessaire de préserver la confidentialité des visiteurs. Non seulement la confidentialité des données est désormais présentée comme un droit humain fondamental, mais elle est également essentielle à l’avenir, car nous devons collecter des informations liées à la santé.
Des premières étapes cruciales doivent être franchies
Par-dessus tout, nous devons tous continuer de surveiller les informations publiques fournies par les autorités sanitaires locales et gouvernementales. Si vous devez adopter des mesures strictes conformément aux directives gouvernementales concernant les pratiques de travail sûres, la plupart d’entre elles commenceront probablement à l’entrée de vos sites commerciaux. C’est là que le choix du bon système de gestion des visiteurs fera toute la différence.
Il y a sept étapes concrètes que vous pouvez mettre en place dans cette situation de crise, et pendant votre phase de récupération pour la rentrée au bureau:
Adoptez une approche par étapes dans votre plan de retour au travail: il est important de réduire le nombre de visiteurs inattendus dans votre propriété et de passer à une culture d’invitation d’abord où tous les visiteurs sont pré-enregistrés. Cela réduira le nombre de visites non essentielles et vous permettra également de filtrer et de communiquer à l’avance.
Mettez en place un processus d’enregistrement sans contact: en tirant parti des codes QR uniques et des intégrations de système de contrôle d’accès, vous pouvez offrir à vos visiteurs un moyen plus sûr de se déplacer dans vos locaux.
Effectuez des contrôles de santé et de sécurité à l’avance: envoyez par e-mail à vos visiteurs des informations importantes sur la santé et la sécurité, des NDA ou des accords à signer avant leur arrivée. Vous pouvez accorder ou refuser l’accès en fonction des questions que vous avez posées au cours de votre processus de pré-enregistrement.
Personnalisez le processus d’enregistrement: configurez des écrans d’enregistrement pertinents qui permettent à vos visiteurs de remplir un questionnaire de santé rapide pour déterminer si vous devez ou non autoriser l’accès à vos locaux.
Intégrez des listes de surveillance pour surveiller les visiteurs: signalez rapidement et discrètement tous les visiteurs qui pourraient avoir besoin d’une attention particulière ou qui se voient refuser l’accès en fonction d’un examen préalable de santé et de sécurité.
Récupérez les données en toute sécurité et facilement: soyez assuré que vous disposerez d’une piste d’audit complète des données à utiliser pour les enquêtes liées à l’assurance ou aux forces de l’ordre.
Listes d’urgence en temps réel: effectuez des appels ou envoyez des communications de suivi, au besoin, pour transmettre des informations importantes à vos visiteurs.
Soyez proactif et gardez une longueur d’avance sur la crise
Il n’est pas trop tard pour mettre en place un système de gestion des visiteurs basé sur le cloud. En fait, ce n’est plus un bien à avoir à cette époque mais un incontournable pour pérenniser votre entreprise. Votre planification de la continuité des activités doit inclure la gestion des visiteurs à chaque étape afin que votre organisation puisse livrer ce que vous avez promis à vos parties prenantes internes et externes. Afin d’inculquer la confiance dont vos employés ont besoin pour fonctionner comme si de rien n’était, comme maintenant et après COVID, vous devrez vous attaquer immédiatement à la façon dont vous gérez vos entrées et vos bureaux.
Vos clients et autres parties prenantes surveilleront pour voir à quel point vous êtes proactif pour assurer la pleine responsabilité de vos actions pour assurer la sécurité de vos employés, de vos locaux et de votre propriété intellectuelle. Il s’agit d’une occasion de renforcer la fidélité et la confiance des clients, de minimiser les temps d’arrêt et les coûts de récupération et d’atteindre vos objectifs commerciaux et votre croissance malgré les probabilités.